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  時間管理ツール 時間簿

なんで時間がズレ込んでいくのか

以下はKさん(男性・事務職 50代)からのメールです。

ーーーテキストエディタで、バーチカルなスケジュール管理をしようとしたこともあります。
時間を一気に入力して、
09:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00

こんな風にします。

そして時間の後にTodoリストを入れていく方式も考えました。

09:00
請求書作成:○○工業
請求書作成:××商店
10:00
会議資料作成
11:00
旅費精算
12:00 以下略

何時台に何をすれば用事が片付く、という簡易でテキストエディタだけでできるバーチカルなスケジュール管理です。

ーーーーーーー*−−−−−−−−−−−*

作業時間割は電車の時刻表ではない

kさんの予定表は、電車が決められた時刻に駅を出発して、決められた時刻に駅に到着する、いわば、電車の時刻表の時系列のようです。電車は乗り遅れた人を乗せないで発車しますが、

◇多くの人とかかわって仕事や生活を営んでいる私たちは、時間を共有しています。したがって、

時間は一本に流れていない、重層に流れているというのが「時間簿」の考え方です。
時間がズレていくのは、本人だけの問題ではないのです。どこに原因があるのか時間の構造を形にしたのが時間簿です。

Kさんの予定表を「時間簿」の表で作成してみました。

Kさんの予定表を時間簿の表にしました


※茶色が予定表の時間をずれ込む原因のひとつ

kさんの言葉 ( 以下)

ーーーーーーー*−−−−−*−−−−−ーー*

事務職で予定がずれ込むのは

・他の用事が入り、そちらの緊急性が高い
・決裁者が不在
・電話、来客などに時間を取られる(他に人がいない場合)(割り込み)
・処理に必要なデータや書類が回ってこない、

が主なところでしょうか。

必要な資料が見当たらない、という方もいらっしゃるかと思いますが、
私の場合、紙の資料の他にスキャナーでPDF化しておいて
専用のフォルダに保存してあります。
なので資料が…ということは、ほとんどありません。

以上がKさんからのメールです。

ーーーーーーー*−−−−−*−−−−−ーー*

職場で働く人に限らず、学生だって「今日はこの課題をやろう」と決意していても、調べることに時間がかかったり、いきなり用事が入ってきて計画どおりにいきません。主婦だって「今日はアルバムの整理をしょう」と決意しているのに、子どもに邪魔されてできなくなり、なかなか思うようにいかないことが多いのです。

時間管理をそんなに意識していなくても、ほとんどの人は、「午前中にこのことをしよう」「夕方までにはこれを片づけておこう」などと、ある程度の目安を立てているのではないでしょうか。けれども、思ったとおりにできないのは、以上のような原因がほとんどです。
このように考えると、時間管理は難しいことではないのです。ふだん無意識に消えていく時間を見える化したのが「時間簿」です。 


※ kさんと時間簿の関係

時間簿をデジタルに改良して、フリーでダウンロードできるようにwebで紹介してくださっているのを、ネットで検索して見つけました。時間簿 にDOリストがついていてとても使いよさそうなので、お礼と時間簿使用のお願いのメールしました。さっそく返信をいただきました。

kさんとは、これがきっかけで、おもしろいことが起こってしまったのです。
kさんはわたしの作成した「時間の使い方クセ」でチェックし たら、「先延ばしタイプ」でした。それが、とんでもない先延ばしでした。

Kさん 「18年前に亡くなった母の不動産相続登記の名義変更をずっと、先き延ばしています」(^^;

先延ばしにも、いくつかのタイプがあって、
1・たいして気にならないから
2・気にはなっているけどめんどうくさから
3・他にやることがあるので、そっちに頭がいかないから
4その他 不慮の事故やいろいろなアクシデントなど

どうやら、Yさんは、3番のほかにやることがあるので、そっちに頭がいかない。
こうしたいきさつがあって、kさんの時間管理をアドバイスすることになったのです。Kさんとはメールでときどきやりとりをしています。kさんは時間簿を使って時間の使い方を改善していく過程を自分のブログで書いています。(参照)


◇もう一人、時間簿をデジタルに改良して、フリーでダウンロードできるようにwebで紹介してくださっている方がいます。
国吉さん「南の島から合格宣言」のデジタル時間簿は受験生の方におすすめです。
国吉さんの合格宣言時間簿

合格宣言時間簿に kさんの考案したTODOリストをつけて、私流に作成したのが「一日一つだけ実行」の時間簿です。ひとつだけだったら、たいていの人は続け られると思います。なんで、ひとつだけで時間管理ができるのか? それは、この時間にこのこをやる、その意識が軸となって時間が動くのです。

ためしに使ってみてください時間簿フリーはダウンロードできます。

時間の使い方のクセをチェック。びっくりするほど当たりますよ!       

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