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  時間管理ツール 時間簿(R)

ビジネスワーカー時間簿

どんな仕事でも、常に誰かと関わって進んでいくもの。上司から呼ばれたり、部下から質問されたり、得意先から電話がかかってきたり…仕事中は自分でコントロールできないことが多くありますよね。

時間簿をつけて仕事の流れを見返すと、自分が時間をどのように使ったか、集中したい仕事をどんなことで中断したかなどが「見える化」されます。

そこで見えたことを踏まえて自分のスタイルを知り、予定の立て方を改善していくことができれば、仕事の効率は上がり残業を減らすことができるようになっていくでしょう。


1 時間簿に「仕事の結果」を書き込む

まず、その日にこなした仕事を書き込みましょう。かかった時間の長さを矢印で名器します。自分のまわりの仕事とは軸を別にして、組織の仕事、割り込んできた仕事を記入します。

画像をクリックすると拡大表示になります(仕事のムダ・ムラを発見


2 計画・予定通りに仕事が進んだか、反省・改善点を見つける参照

計画していた一日の予定を振り返り、実際の仕事の進み方との差異を検証します。そこから、見込みと現実のギャップ=問題点を発見できます。

3. 時間簿から「仕事のクセ」が見えてくる参照

時間の使い方を客観視すると、自分の仕事のクセ、傾向が見えてきます。そのクセを自覚して、時間を無駄にしてしまわないように気をつければ、業務時間は大幅に短縮できるでしょう。

あなたの仕事のクセを検証!

上にあげた例の人の場合、「追われグセ」と「振り回されグセ」があります。
午前中は仕事を詰め込みすぎてスケジュールが過密気味に。午後には割り込み事項に流されて効率低下という具合です。あなたも似たような経験はありませんか?

このように時間簿をつけることで、仕事の進め方を客観的に確認、改善することができるのです。

【出典】すぐやる人の段取り術 学研パブリッシング

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残業するのはなぜ? 予定と結果

一生懸命に仕事をしていも残業が続く人は、時間簿をつけてみると、いままでに気づかなかった仕事のクセや、割り込み、ずれ込んでいく理由がみえてきます。※画像をクリックすると拡大します。


出展:日経ビジネスAssocie 2009/02/03

予定と結果を比べてみると
・上司から声をかけられる
・会議が長引いた
・打ち合わせが長引く

このことが原因で20時退社予定が、22時に退社。

残業グセを直す

時間を複数のラインに分ける

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